Cómo gestionar un cambio de oficina: claves del proceso de implantación
Un cambio de oficina es mucho más que una simple mudanza. Se trata de un proceso estratégico que puede mejorar la productividad, el bienestar de los empleados y la imagen corporativa.
Para que la implantación sea un éxito, es fundamental seguir una serie de fases bien definidas. Repasamos los pasos esenciales del proceso de implantación de oficinas durante un cambio de ubicación.
¿Qué considerar antes de hacer un cambio de oficina?
Antes de iniciar el proceso de implantación, resulta esencial definir con claridad el destino del traslado. Para elegir la mejor oficina para tu negocio conviene realizar un análisis detallado de las necesidades de la empresa. Entre los factores clave a considerar destacan:
- Ubicación
- Requisitos de espacio
- Presupuesto
- Características del inmueble
- Certificaciones energéticas
Una vez elegido el espacio, es necesario definir una serie de aspectos básicos antes de la implantación: los criterios que se seguirán, las tipologías de espacios a incorporar, la superficie que se asignará a cada área y los materiales más adecuados.
La respuesta a cuestiones como cuántos metros cuadrados destinar por empleado o qué zonas comunes incluir definirá la futura distribución. Lo esencial es que la implantación se adapte a las necesidades de tu negocio, garantizando así el máximo aprovechamiento del espacio.
Fases clave del cambio de oficina
Definido el nuevo destino, se inicia el proceso de implantación. Estas son las etapas fundamentales para garantizar que el cambio de oficina se realice con éxito:
Trámites administrativos
Antes de instalarte, es necesario realizar una serie de gestiones esenciales:
- Licencia de obras (en caso de que se requieran reformas)
- Licencia de actividad
- Contratación o traspaso de suministros (luz, agua, gas e internet)
Una tramitación adecuada evitará interrupciones legales o técnicas durante el traslado.
Diseño de la oficina
El diseño del espacio debe responder tanto a las necesidades de la empresa como al bienestar de los empleados. Entre los aspectos clave a definir se encuentran:
- Distribución de puestos de trabajo, salas de reuniones y zonas comunes
- Incorporación de diferentes tipologías de espacios
- Elección del mobiliario
- Estilo estético (minimalista, moderno, funcional, etc.)
Cada vez cobra más relevancia el diseño orientado a la salud y al confort, con tendencias como el diseño biofílico. En esta fase, contar con un estudio de arquitectura o interiorismo especializado puede marcar la diferencia a la hora de optimizar cada metro cuadrado.
| Tipología | Uso recomendado | Ventajas | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| Espacio abierto (open space) | Equipos colaborativos, tareas dinámicas y comunicación fluida. | Flexibilidad, mayor visibilidad y mejor aprovechamiento por m². | Control acústico, rutas de circulación y menor privacidad. |
| Despachos cerrados | Confidencialidad y tareas de alta concentración. | Privacidad, menor ruido e imagen representativa. | Menor densidad y menos flexibilidad. |
| Cabinas acústicas (phone booths) | Llamadas y videollamadas breves. | Aislamiento acústico y optimización del uso de salas de reunión. | Ventilación, ocupación máxima y tiempos de uso. |
| Espacios de concentración (focus rooms) | Trabajo profundo, análisis y edición. | Silencio, alta concentración y menor distracción. | Reserva anticipada, señalización y políticas de uso. |
| Salas de reunión | Reuniones de equipo, workshops y encuentros con clientes. | Colaboración estructurada, confidencialidad y soporte audiovisual. | Capacidad limitada, acústica y equipamiento audiovisual. |
| Zonas comunes | Recepción, cafetería, comedor, áreas de circulación. | Socialización, experiencia de marca. | Mantenimiento, limpieza y capacidad. |
| Zonas de descanso y bienestar | Descanso, vegetación, luz natural y ergonomía. | Bienestar, salud y satisfacción del empleado. | Cuidado de plantas, calidad del aire y costes asociados. |
Ejecución de obra
En muchos casos, es necesario adaptar o reformar el nuevo espacio antes de la mudanza. Ya sea para tirar tabiques, instalar cableado o mejorar la climatización, esta fase debe estar cuidadosamente planificada y supervisada para evitar retrasos.
Mudanza de oficina
Cuando el proceso anterior esté finalizado, llega el momento del traslado. Para la fase de mudanza de oficina debes organizarte con tiempo, ya que esta fase exige una planificación detallada para minimizar el impacto en la operativa diaria.
Acciones recomendadas:
- Clasificar y etiquetar mobiliario y equipos
- Informar a empleados, clientes y proveedores
- Establecer un cronograma por fases
- Considerar la contratación de una empresa especializada en mudanzas corporativas
Con una buena coordinación, la reubicación se puede hacer en poco tiempo y sin contratiempos.
| Fase | Objetivo | Entregables / Salidas |
|---|---|---|
| 1 Trámites → 2 Diseño → 3 Ejecución → 4 Mudanza | ||
| 1. Trámites administrativos | Habilitar legal y técnicamente el espacio para operar sin interrupciones. | Licencia de actividad, licencia de obras (si aplica), contratos o traspaso de suministros |
| 2. Diseño de la oficina | Definir distribución, estándar de confort y marca. | Layout, zoning, tipologías, moodboard, lista de mobiliario y materiales. |
| 3. Ejecución de obra | Adaptar el inmueble a proyecto y normativas, en plazo y presupuesto. | Obra finalizada, instalaciones verificadas, certificaciones y actas de cierre. |
| 4. Mudanza de oficina | Trasladar equipos y personas con mínima interrupción operativa. | Inventario, comunicaciones internas y externas, plan de arranque. |
Un cambio de oficina es una oportunidad para rediseñar el entorno laboral, potenciar la productividad y adaptarse a nuevas formas de trabajo. Siguiendo estas fases de implantación, podrás afrontar la transición con seguridad y eficiencia.
¿Estás preparado para dar el siguiente paso? La planificación será la clave del éxito. Consulta en nuestro portal las oficinas en alquiler y venta y encuentra el espacio ideal para tu próxima implantación.
