Mudanza de oficina: 10 consejos clave para organizar un traslado

Sigue estos pasos y haz que tu mudanza de oficina sea ágil y sin imprevistos.

Hacer una mudanza nunca es fácil, y cuando se trata de trasladar una oficina, con todos los empleados involucrados, la tarea puede volverse aún más desafiante. La complejidad del proceso hace que los pasos esenciales para llevar a cabo una mudanza de oficina de manera eficiente y sin contratiempos sean cruciales.

En esta guía te contamos los pasos más importantes que debes seguir para planificar, coordinar y ejecutar con éxito una mudanza de oficina. Desde la elección del momento adecuado hasta la organización del equipo y la contratación de servicios especializados, cada detalle cuenta para garantizar que el traslado no interrumpa el funcionamiento de tu empresa.

 

Planifica tu mudanza de oficina paso a paso

El éxito de una mudanza empresarial comienza con una buena planificación. El tiempo necesario para organizarla depende del tamaño de la empresa, el volumen de equipos y si es una mudanza local o nacional. 

1. Marca una fecha en el calendario

El traslado de oficina supone cortar la actividad de la compañía durante unos días, así que es bueno elegir un momento del año en el que la actividad empresarial sea baja. El verano suele ser un buen momento, aunque es importante tener en cuenta posibles ausencias por vacaciones.

2. Analiza el nuevo espacio de oficina

Conocer bien el nuevo espacio es esencial para establecer las nuevas zonas de trabajo, descanso, recepción, despachos, etc. Realizar un buen planteamiento del espacio evitará realizar ajustes innecesarios más adelante.

3. Gestiona los suministros

Tramita con antelación los cambios de titularidad de luz, agua, internet y telefonía. Todo debe estar operativo el día del traslado.

Organiza tu mudanza de oficina de forma eficiente

Una mudanza de oficina implica coordinar a varios departamentos y personas. Una buena organización interna evitará retrasos, pérdidas o interrupciones en los servicios.

4. Fomenta una buena comunicación interna

Informa a los responsables de cada departamento para que transmitan el plan al resto del equipo. 

5. Define los procedimientos y protocolos

Establece instrucciones claras para el embalaje, el tratamiento de documentación confidencial y el traslado de equipos informáticos y electrónicos.

6. Contrata una empresa con servicio de mudanza de oficina

Contar con una empresa de mudanzas de oficina aporta experiencia, rapidez y seguridad en el transporte, desmontaje y montaje de mobiliario.

7. Compara presupuestos

Solicita al menos 3 o 4 presupuestos y revisa si incluyen embalaje, seguro, transporte, desmontaje y montaje. Evalúa tanto el precio como la calidad del servicio.

Ejecuta tu mudanza de oficina sin contratiempos

Llega el momento de llevar a cabo todo lo planificado.

8. Empaqueta de forma organizada

A la hora de organizar las cajas es muy importante establecer un orden. Estos son algunos consejos:

• Establecer un sistema de etiquetas o códigos por departamentos. Por ejemplo, "COM12” para Contabilidad, caja 12. 
• Hacer una lista con el contenido de cada caja
• Los empleados pueden trasladar los objetos personales o delicados, como portátiles.

9. Aprovecha para hacer limpieza

Aprovecha para reciclar o donar equipos obsoletos, mobiliario que ya no usarás o documentos inservibles. También puedes contratar un servicio de guardamuebles si lo necesitas.

10. Informa del cambio de dirección a clientes y proveedores

Es recomendable notificar a clientes, proveedores y colaboradores mediante una comunicación oficial. Actualiza tu nueva dirección en la web, redes sociales, Google My Business o directorios.

Mudanza de oficina: una etapa clave en la evolución de tu empresa

La mudanza de oficina es una etapa crucial en la evolución de tu empresa. Si se planifica adecuadamente, puede convertirse en una excelente oportunidad para optimizar los espacios, revitalizar la cultura laboral y potenciar la productividad.

Fuentes

Empresite