Cómo calcular los requisitos de espacio de oficina
Guía para determinar el espacio ideal para tu empresa.
Determinar los requisitos de espacio de oficina es clave para garantizar la eficiencia operativa, el confort de los empleados y la adaptabilidad que tendrá el espacio de tu empresa a futuro. Sin embargo, definir con precisión cuántos metros cuadrados necesitas puede resultar complejo, ya que influyen diversos factores, como el número de empleados, tipo de actividad, diseño del espacio o las proyecciones de crecimiento.
Repasamos las principales preguntas que te permitirán evaluar de forma precisa las necesidades de espacio de tu organización.
¿Cuántos empleados ocuparán la oficina?
Este es el punto de partida para definir los espacios de oficina y requisitos de tu empresa. Saber cuántas personas trabajarán presencialmente te permitirá estimar cuánto espacio necesitarás para la plantilla. Preguntas clave:
- ¿Cuántos empleados estarán en la oficina de forma permanente? Debes considerar cuántos de los empleados trabajarán desde la oficina y con qué frecuencia lo harán.
- ¿Se prevé un aumento o reducción del personal en los próximos 3-5 años? Predecir la evolución de la empresa puede ser complicado, pero es recomendable hacer una predicción fundamentada sobre la cantidad de espacio que crees que requerirás con el paso del tiempo.
- ¿Necesitarías varias ubicaciones de oficina o podrías operar desde una única ubicación si el negocio creciese? Esto es muy importante, ya que si anticipas el cambio en la plantilla en caso de que el negocio evolucione, puedes considerar también si serán necesarias varias ubicaciones de oficinas pequeñas o será suficiente una única ubicación central.
- ¿Habrá puestos flexibles o teletrabajo parcial? Esto influirá también en la distribución del espacio.
Cuanto más detallado sea tu análisis de la plantilla, más precisos serán los cálculos de los requisitos de espacio de oficina.
¿Cuánto espacio de oficina necesitas?
La cantidad de metros cuadrados por persona dependerá del tipo de distribución, el diseño y uso del espacio. Por ejemplo, una construcción centrada en oficinas y cubículos privados requerirá más espacio que una construcción de planta abierta.
Para calcular los espacios de oficina y requisitos, considera:
- Espacios de trabajo individuales.
- Áreas comunes: salas de reunión, recepción, cocina, etc.
- Almacenamiento o archivo.
- Zonas colaborativas o de descanso.
¿Qué tipo de oficina se adapta mejor a tu empresa?
El diseño y tipo de edificio influyen directamente en los requisitos de espacio. Los formatos de diseño de oficina más comunes son:
- Oficinas de planta abierta: el entorno abierto fomenta la colaboración y optimiza el espacio.
- Oficinas privadas: el entorno privado ofrece mayor privacidad, pero requiere más metros.
- Oficinas híbridas o flexibles: combinan ambos formatos.
Elegir el diseño adecuado impactará no solo en la superficie necesaria, sino también en la productividad y ambiente laboral.
¿Tu empresa necesita una o varias ubicaciones?
Al pensar en los espacios de oficina y los requisitos a medio y largo plazo, también debes considerar si la empresa podrá seguir operando desde una sola ubicación o necesitará expandirse a varias oficinas.
Aspectos a tener en cuenta:
- Proyección de crecimiento.
- Reparto geográfico del equipo.
- Necesidad de presencia en distintas regiones.
¿Cuándo empezar a planificar los requisitos de espacio de oficina?
El tiempo es clave, así que idealmente debes comenzar a evaluar los requisitos de espacio de oficina entre 6 y 24 meses antes de que finalice el contrato de arrendamiento actual o antes de la fecha en la que se quiere ocupar una nueva oficina.
El tiempo necesario dependerá de:
- La complejidad del diseño del espacio.
- Si el espacio se construye desde cero o es ya existente.
- Si se trata de una gran empresa o una startup en crecimiento.
Los inquilinos más grandes con construcciones más complejas querrán dedicar más tiempo a este proceso, mientras que los inquilinos que utilicen un espacio de coworking o el espacio ya existente requerirán menos tiempo.
¿Qué hacer si ya tienes una oficina?
Incluso si ya cuentas con una oficina pero el contrato de alquiler o los requisitos han cambiado con el tiempo, puedes considerar los consejos anteriores, aunque también hay otros parámetros adicionales que puedes tener en cuenta.
Puntos clave:
- Revisa tu contrato actual: analiza las opciones de renovación, rescisión, penalizaciones y fechas importantes. Por norma general, las opciones de renovación y rescisión deben llevarse a cabo mucho antes de la fecha de vencimiento del contrato. Conocer las cláusulas es fundamental para aprovechar al máximo las opciones que tiene la empresa.
- Decide si renovar o reubicar: esta es una decisión complicada que depende de muchos factores. Si bien renovar parece más simple, comparar otras opciones puede revelar soluciones más eficientes o económicas.
- Evalúa nuevas necesidades: crecimiento del equipo, cambios en la forma de trabajo o incorporación de nuevas áreas pueden modificar los requisitos de espacio de oficina originales.
Comprender y anticipar los requisitos de espacio de oficina te permitirá tomar decisiones estratégicas sobre el lugar donde trabajará tu equipo. Considerar factores como la plantilla, el diseño, el tiempo disponible para planificar y las proyecciones de crecimiento es esencial para asegurar que el espacio elegido impulse el rendimiento y bienestar de tu empresa.
Recuerda: cuanto mejor definas tus necesidades de espacio de oficina, más alineado estará tu lugar de trabajo con los objetivos del negocio.
