Los diseños de oficina más comunes

Descubre qué tipo de espacio se adapta mejor al funcionamiento y las dinámicas de tu empresa.

El diseño de oficinas juega un papel clave en la productividad, el bienestar y la comunicación diaria del equipo de una empresa. El diseño de oficina ideal dependerá, en gran medida, del tipo de actividad que realiza la empresa y cómo es su dinámica de trabajo, por ejemplo, no es lo mismo un entorno donde se requiere confidencialidad, como un despacho de abogados, que uno enfocado en el trabajo colaborativo, como una empresa tecnológica. En ambos casos, la configuración del espacio puede impulsar – o entorpecer – el rendimiento.

En este artículo exploramos tres diseños de oficina muy populares: espacio abierto, colaborativo y privado. Cada uno tiene características únicas y aunque en la práctica muchas empresas combinan sus elementos, conocer todas las ventajas y limitaciones te ayudará a tomar la decisión y elegir la mejor oficina para tu negocio.

Diseño de oficinas de entorno abierto: características y ventajas

Las oficinas de planta abierta son aquellas en las que los empleados trabajan en un espacio común sin muchas divisiones. Este tipo de diseño se adapta a empresas que buscan fomentar la creatividad, la colaboración entre los empleados y facilitar la comunicación informal.

Características del diseño de oficina de planta abierta

• Configuración: Las oficinas de planta abierta se componen principalmente de mesas o cubículos pequeños, algunas salas de conferencias y algunas oficinas privadas.
• Asientos: Los espacios de trabajo normalmente están dedicados a un usuario, pero en algunos casos no están asignados y son compartidos por varios empleados.
• Comunicación: La planta abierta facilita el acceso entre compañeros y gerentes, promoviendo una comunicación informal.
• Nivel de distracción: El ambiente de una oficina de entorno abierto puede generar un alto nivel de distracción debido a las conversaciones entre compañeros y ruidos constantes.
• Nivel de privacidad: El nivel de privacidad es muy bajo, lo que puede dificultar la gestión de documentos confidenciales o conversaciones privadas.
• Coste de construcción: Las pocas paredes y puertas hacen que en la construcción e instalación los costes puedan ser de bajos a moderados.
• Coste de muebles: Los costes en mobiliario suelen ser bajos debido a la simplicidad del diseño.
• Densidad de empleados: La densidad es alta, ya que los empleados se sientan muy cerca unos de otros.

Ventajas del diseño de oficinas abiertas

• Facilita la comunicación entre compañeros y gerentes.
• La entrada de luz natural llega a la mayoría de los puestos de trabajo, lo cual favorece el bienestar de los empleados.
• La configuración permite una rápida reconfiguración de espacios y ahorro en costes de alquiler.
• El coste y tiempo de construcción suelen ser bajos.
• El presupuesto para mobiliario también puede ser asequible.

Desventajas del diseño de oficinas abiertas

• El nivel de distracción puede ser más elevado que otro tipo de espacios.  
• La falta de privacidad puede ser un desafío, especialmente cuando se manejan documentos confidenciales.
• El coste de algunos sistemas de distribución en cubículos puede ser elevado.
• La alta densidad de trabajadores puede generar problemas de espacio y comodidad, afectando incluso la disponibilidad de baños o ascensores.
• La propagación de gérmenes es más fácil debido a la cercanía de los empleados.

Diseño de oficinas colaborativas: la mejor opción para equipos dinámicos

Las oficinas colaborativas combinan elementos del diseño abierto con espacios dedicados a reuniones y colaboración en equipo. Este tipo de oficina es ideal para empresas que necesitan promover la colaboración constante entre equipos, pero también requieren ciertos niveles de privacidad y concentración.

Características de los entornos de oficina colaborativos

• Configuración: Las oficinas de entorno colaborativo incluyen mesas y cubículos, muchas salas de conferencias grandes y pequeñas, y algunas oficinas privadas.
• Asientos: Los espacios de trabajo generalmente están dedicados a un usuario, pero en algunos casos no están asignados y son compartidos por varios empleados. Las salas de conferencias se comparten.
• Comunicación: La distribución abierta facilita el acceso de compañeros y gerentes, favoreciendo una comunicación rápida e informal. Las salas de reuniones permiten concentrarse en proyectos específicos.
• Nivel de distracción: El nivel de distracción es moderado, ya que los empleados pueden trasladarse a salas de conferencias para evitar ruidos.
• Nivel de privacidad: El nivel de privacidad es moderado, con espacios privados disponibles para reuniones confidenciales.
• Coste de construcción: Los costes de construcción son moderados, debido a la necesidad de algunas paredes y salas de reuniones.
• Coste de mobiliario: El coste en mobiliario de oficina es moderado, ya que incluye equipos para salas de conferencias, además de escritorios y sillas.
• Densidad de empleados: La densidad es media, ya que los empleados pueden moverse entre escritorios y salas de conferencias.

Ventajas del diseño de oficinas colaborativas

• Favorece la comunicación informal entre equipos, permitiendo una rápida resolución de problemas.
• El nivel de privacidad es moderado, lo que permite realizar reuniones privadas sin salir del espacio.
• La reconfiguración de espacios se puede hacer de forma rápida y con un coste moderado.
• Los empleados pueden disfrutar de un equilibrio entre la interacción abierta y la concentración en salas privadas.

Desventajas del diseño de oficinas colaborativas

• Los costes y tiempo de construcción pueden ser de moderados a altos.
• El uso compartido de espacios puede aumentar los costes de alquiler por empleado.
• El traslado de equipos entre escritorio y salas de conferencias puede requerir trasladar equipos como ordenadores portátiles y otros dispositivos para restablecer un espacio de trabajo completamente funcional.
• La alta densidad de trabajadores y el uso compartido de espacios puede facilitar la propagación de gérmenes.

Diseño de oficinas privadas: privacidad para la empresa

Las oficinas privadas están diseñadas para proporcionar un espacio individual para cada empleado o para equipos pequeños que necesitan concentración y privacidad. Este diseño es común en empresas donde la privacidad y la jerarquía son cruciales.

Características del diseño de oficina privada

• Configuración: Las oficinas con distribución privada incluyen algunas salas de conferencias y cubículos grandes.
• Asientos: Los puestos de trabajo normalmente están asignados a un usuario dedicado, con espacio suficiente para cada empleado.
• Comunicación: La comunicación en oficinas privadas tiende a ser formal y puede reforzar el orden jerárquico. Las puertas cerradas refuerzan la discreción.
• Nivel de distracción: El nivel de distracción es bajo debido a la separación física entre los empleados.
• Nivel de privacidad: Este diseño ofrece un alto nivel de privacidad tanto visual como auditiva.
• Coste de construcción: Los costes de construcción son altos, ya que se requieren muchas paredes, paneles y divisiones de espacio.
• Coste de mobiliario: Los costes de mobiliario pueden ser de bajos a moderados, dependiendo de las especificaciones.
• Densidad de empleados: La densidad es baja debido a la distancia y separación física entre los empleados.

Ventajas del diseño de oficinas privadas

• Las oficinas pueden funcionar como salas de reuniones.
• Son ideales para proteger la confidencialidad de documentos y conversaciones importantes.
• Los empleados disfrutan de la privacidad de tener una oficina y menos distracciones.
• La baja densidad ayuda a mitigar la propagación de gérmenes.

Desventajas del diseño de oficinas privadas

• La luz natural en algunas partes del espacio es inexistente o limitada.
• Las oficinas privadas tienden a reforzar los entornos laborales jerárquicos donde las conversaciones informales pueden ser limitadas.
• La oficina puede carecer de vitalidad y ser demasiado silenciosa.
• La construcción y reconfiguración de oficinas pueden ser costosas y requerir mucho tiempo.
• Los empleados pueden sentirse aislados y no establecer relaciones con sus compañeros.

¿Qué diseño de oficina es el adecuado para tu empresa?

El diseño de oficinas que elijas dependerá de varios factores clave como el tipo de empresa, la cantidad de empleados, el presupuesto y las necesidades específicas de comunicación y privacidad. Las oficinas abiertas son ideales para empresas que valoran la colaboración y la comunicación rápida, mientras que las oficinas privadas son más adecuadas para empresas que priorizan la privacidad y el enfoque individual. Las oficinas colaborativas ofrecen un equilibrio entre ambos aspectos, brindando flexibilidad y adaptabilidad a los cambios.

Si estás buscando adaptar o cambiar el diseño de tu oficina, ya sea para optimizar la productividad de tu equipo o para aumentar el valor de tu inmueble, considera cómo cada tipo de diseño puede impactar tanto a tus empleados como a los costes generales.